仕事ノウハウ

【仕事が遅い】要領を良くしたい!改善策で仕事の評価を上げよう。

要領が悪いと評価が下がる

要領が良い人っていますよね。一緒に仕事をしていても、

あの人は要領が良くて羨ましいな~それに比べて自分は…

と落ち込んだ経験がある人も多いのではないでしょうか。

実際に人事評価は「印象」の影響が大きいので「要領が悪い人」の印象を確立してしまうとデメリットが大きいです。

私自身も要領が良い方ではなかったので、「要領が良い人になるにはどうすればいいのか」を常に考えて仕事をしてきました。現在では「要領が良い人」のイメージを確立できていると思います。

要領が良い人になるためのポイントは下記です。

  1. 優先順位を決める
  2. 他人を巻き込むタスクを早めに手配
  3. クローズド・クエスチョンを使用
  4. 詳しい人に聞く
  5. ITツールを活用

詳細を説明します。

要領を良くするための改善策

1.優先順位を決める

仕事は1つのタスクをやっていればよいのではなく、複数のタスクを平行する必要があります。よって、タスクが来た順になにも考えずに仕事を進めていると、締め切り間近に急いでタスクをやることになったり、残業が生じてしまいます。

複数のタスクを手にした際には、優先順位を決める必要があります。

  • 緊急度
  • 重要度
  • 難易度

緊急度の高いタスクは優先順位1位のため、なによりも優先して取り掛かりましょう。もし終わらなそうと感じたらならば、早めに対処しましょう。締切り間近に「終わりません」は関係各所に迷惑をかけることになります。

次に重要度です。重要度が高いタスクは、締切りが緩くても「早ければ早い程良い」こともあるので、緊急度が高いタスクの次に着手したいですね。

最後に難易度が高いタスクです。難易度が高いタスクは締切り直前まで放置しておくのは危険です。他タスクで忙しくとも事前に着手しておき、タスクの全体像を確認しておきましょう。

2.他人を巻き込むタスクを早めに手配

タスクの初期に「一人で完結できる or 他人を巻き込む」をチェックしましょう下記のように「他人を巻き込む」場合は、他人のスケジュールの空き次第でタスクの進捗が異なるので、早めに手配する必要があります。

  • 他部署や外部に問い合わせる
  • 部下にタスクを頼む

タスクの初期の方で上記に時間がかかることが分かっていれば、締め切りを延長させることもできます。

3.クローズド・クエスチョンを使用

タスクの進め方を確認した際に、上司のジャッジが必要な項目が含まれている場合も多いと思います。その際には、クローズド・クエスチョンを使用しましょう。

  • オープン・クエスチョン…「これどうすればいいですか?」のように相手の回答に制約を設けない質問方法
  • クローズド・クエスチョン…「xxというやり方でいいですよね?」「やり方は3通りありますが、どれがよろしいでしょうか」というように、相手が「Yes or No」や「A or B or C」で答えられる方法です。

クローズド・クエスチョンが優れている理由は、即座に回答が得られるからです。タスクの前半に上司にクローズド・クエスチョンで質問をしておけば、作業方針を早い段階で決定できます。

一方でオープン・クエスチョンは上司の方に考えることを要求しているため、返事をもらうまでに時間がかかる可能性があります。作業の中盤で上司から作業方針の指示があった場合は手戻りが発生する可能性が高く、時間のムダになってしまいます。

また、オープンクエスチョンは「こいつ何も考えてないな」と思われるリスクも高いので、極力使用しないようにしましょう。

4.詳しい人に聞く

自分が大して詳しくない仕事に取り掛かる時、どうしますか?私の印象ですが、真面目な人ほど自分一人で作業をやりきろうとする傾向があると思います。

私も以前はそうだったのですが、まさしく要領が悪いんですね。自分が詳しくない領域ならば、詳しい人に聞いた方が早いに決まっていますね。

でも皆忙しいし、聞くの申し訳ないな…

大丈夫です。意外にすぐ回答してくれます。

忙しい人ほど「詳しい人に聞く」を実践しているので、「ギブアンドテイク」の精神で教えてくれます。今後その人が自分に相談してきたときに喜んで助けてあげれば、まさに「ギブアンドテイク」になります。

私自身も「詳しい人に聞く」を実践していく中で社内のネットワークも広がったので、非常に有益なツールだと思います。

5.ITツールを活用

ITツールとは、ExcelやPowerPoint、AccessなどIT周り全般を指します。「要領が良い人」になるためには、ITスキルの向上は最も手っ取り早いです。私自身も、実際に「要領が良い人」が作業している様子を見て、ITルールを真似させてもらっています。

例えば、PCのショートカットです。コピペなど基本的な項目以外にも色々なショートカットがあります。人によってヘビーユースな作業は異なると思いますが、取り入れてしまえば簡単なことなので、自分が良く使用する作業をショートカットに置き換えてしまいましょう。

Excelも、マクロまではいかずとも関数やピボットテーブルを取り入れることで、各段に作業は早くなります。関数もSUM位しか使用していない人も、vlookupなど便利な関数を使用してみれはいかがでしょうか。マニアックな関数はその都度ググれば問題ないですが、便利な関数は一定数暗記しておくと作業スピードが格段にUPします。

さいごに

「要領が良い」というイメージは非常に重要です。今までは年功序列だったので要領が悪くても、「あの人は真面目だから」で猶予されてきたかもしれません。

しかし今後能力主義に変化していくにつれて、「要領が悪い」ことは確実に評価に影響を及ぼします。つまりは、給与が上がらなくなります。

私自身も若手時代に「要領が悪い」ことでよく怒られており、更に評価も悪かったためにデメリットを実感ました。「要領が良い」というイメージさえ確立できれば、多少の失敗はあれど確率したイメージは揺るぎません。

給与を上げるためにも、まずは要領がよくなるための改善策を実施してみてください。

 

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コンサル業界に10年程在籍しています。20代は新卒1年目に会社が倒産するなど、 暗黒時代でした。今までに4回の転職を経験した結果、現在の会社では年収400万円UPに成功しました。 そんな私が、「気楽にいきる術」をお伝えしていきます!

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